Оптимизация печати. Линейка новых МФУ HP: M525c, M725z и M830z

По результатам исследований затраты на печать различных бумаг в крупных фирмах достигают до 6% от их чистой прибыли. Это очень много! Руководство не прочь снизить этот показатель. Помочь им в этом может новая линейка МФУ компании HP в лице моделей M525c, M725z и M830z. Проблема печати в крупных компаниях В крупных компаниях очень остро стоит проблема качественной и быстрой печати. При этом руководство зачастую не обращает на нее никакого внимания, поскольку затраты на печать обычно расцениваются как незначительные. Тем не менее, всё чаще оптимизация процесса печати становится важной частью программ по сокращению издержек на крупных предприятиях. Основной причиной такой проблемы является несоответствие качества печатающего оборудования и документооборота. Как правило, в компаниях не задумываются о том, какие устройства покупать и для каких целей. В итоге в инфраструктуре печати компаний происходят лишь количественные изменения, но никак не качественные: увеличивается число печатающих устройств, а вместе с тем возрастает нагрузка на ИТ-персонал. Это означает, что количество печатающей техники намного превышает реальные потребности. К примеру, во многих офисах нагрузка на печатающие устройства составляет лишь 30-35% от рекомендуемой производителями. А ведь каждое устройство нужно еще и обслуживать! При этом производительность труда офисных работников не возрастает и остается на прежнем уровне. Вдобавок, процесс печати зачастую организован очень неудобно для работников, а это также напрямую влияет на скорость и качество работы персонала в целом. Наконец, не стоит обходить стороной и финансовую составляющую. Исследования показывают, что на поддержку инфраструктуры печати компании могут тратить до 6% своей чистой прибыли. И компании, безусловно, заинтересованы в том, чтобы максимально сократить эти издержки. Помочь решить данную проблему может новая линейка многофункциональных устройств HP. В данной статье речь пойдет о моделях М525с, М725z и M830z. Эти устройства представляют собой решения с набором многочисленных функций, которые призваны оптимизировать поток цифрового документооборота в компаниях и, таким образом, экономить на ресурсах компаний. Поговорим сначала об общих чертах и особенностях этих устройств. Особенности новых МФУ HP Прежде всего, стоит отметить, что каждое из новых МФУ HP оснащено 8-дюймовым сенсорным экраном, который значительно облегчает процесс работы и особенно сканирования. Перед тем как сохранять или отправлять отсканированный документ, у пользователя есть возможность отредактировать полученное изображение. Кстати, помимо экрана, МФУ обладают также полноценной клавиатурой для ускорения ввода таких данных, как название файла, адрес электронной почты или логин и пароль облачной системы хранения данных. Что касается самого процесса сканирования, то МФУ HP обеспечивают высокое быстродействие как одностороннего, так и двустороннего сканирования. Причем устройства HP в режиме двустороннего копирования работают примерно в два раза быстрее конкурирующих решений. МФУ обладают функцией автоматической подачи документов, а также поддерживают технологию HP EveryPage, которая обеспечивает 100% уверенность в качестве и полноте оцифрованных документов: благодаря ультразвуковому детектору МФУ умеет определять слипшиеся страници на входе в автоподатчик сканера о чем сразу же сигнализирует пользователю.Еще одной особенностью новых МФУ HP является поддержка продвинутых функций по работе с изображениями. Такая функциональность часто встречается на отдельных сканерах, но крайне редко встречается на МФУ. На МФУ HP в набор таких опций включены автоматическое тонирование (чистка фона документа), автоматическая обрезка, выравнивание документа и автоматическая ориентация документа. К слову, ни одна из этих функций не доступна в других конкурирующих устройствах. Новые устройства HP поддерживают работу с программным обеспечением Microsoft SharePoint, что позволяет легко и быстро делиться отсканированными документами. А благодаря технологии оптического распознавания символов OCR полученный документ может быть прямо на самом МФУ преобразован в множество других форматов, таких как TEXT, Unicode TEXT, RTF, Searchable PDF, Searchable PDF/A, HTML и CSV. Опять же стоит отметить, что подобной функциональностью не обладает ни одно другое МФУ. В общем и целом, режим сканирования в новых устройствах был оптимизирован с целью максимального удобства для пользователя и упрощения всех связанных с этим рабочих процессов. Все вышеперечисленные функции, безусловно, ускорят и в то же время упростят процесс сканирования для офисных работников. Однако для ускорения и упрощения рабочего процесса важно не только удобство сканирования, но и простое и эффективное управление документами. Поэтому при разработке новых МФУ инженеры компании HP уделили особое внимание этому аспекту. Новые устройства научились работать с различными популярными облачными сервисами хранения, что позволяет загружать, искать и печатать файлы прямо с панели МФУ. Можно проводить и обратные операции – создавать новые папки в облаках и отправлять в них документы с экрана МФУ. Эта функция особенно актуальна для больших офисов, где разные отделы могут располагаться вдали друг от друга. Благодаря «облаку» появились новые возможности при работе с файлами. Например, отсканированный документ сразу же появляется в облачном хранилище, и сотрудники, находящиеся на другом этаже, тут же получают к нему доступ и могут с ним работать. Очень удобно! К тому же, такие облака как HP Flow CM поддерживает личные файловые кабинеты, что позволяет открывать или закрывать доступ к файлам определенному кругу лиц. Преимущества новых многофункциональных устройств HP очевидны. Во-первых, это удобство сканирования и печати для офисных работников, что позволит увеличить их производительность труда. Во-вторых, снижение нагрузки на IT-персонал, поскольку процесс сканирования и печати становится более простым и удобным. В-третьих, от преимуществ МФУ HP выигрывает и руководство компаний, ибо функциональность новых устройств позволяет значительно оптимизировать не только временные и трудовые, но и финансовые затраты. Технические характеристики Как уже было сказано выше, основу новой монохромной линейки многофункциональных устройств составляют решения HP М525с, М725z и M830z.HP M525c Это многофункциональное устройство прекрасно подходит для рабочих групп, которым требуются расширенные возможности сканирования и маршрутизации документов, точный контроль изображений, интуитивно понятное управление процессами и надежная защита данных. Данный настольный МФУ прост в управлении и обновлении за счет новых возможностей и решений. Модель M525c поддерживает все возможности новой линейки устройств HP. Так, устройство может похвастать быстрым двусторонним сканированием в один проход с автоматическим удалением пустых страниц, а также просмотром и редактированием отсканированных страниц на экране. МФУ оснащено устройством автоматической подачи документов на 100 листов и предназначено для выполнения повышенного объема задач. Для удобства сканирования в нем заложено несколько вариантов предустановленных настроек, которые можно выбрать на 8-дюймовом сенсорном экране непосредственно перед сканированием.Что касается печати, то HP M525c использует дополнительный черный картридж HP LaserJet, а емкость увеличилась вплоть до 1600 листов бумаги. Интересно, что печатать документы можно не только напрямую через USB-порт, но и с помощью смартфона или планшетного компьютера посредством технологии HP ePrint. Также инженеры компании HP уделили внимание функциям обеспечения безопасности данных. Так, в режиме ожидания на МФУ и при передаче по сети информация надежно шифруется. Поддерживается функция защиты документов при использовании возможностей печати с PIN-кодом. Вдобавок ко всему, функции безопасности могут обеспечиваться посредством подключения дополнительного оборудования.Расширить и без того богатую функциональность M525c можно с помощью специальных аксессуаров. К МФУ можно подсоединить лоток подачи HP LaserJet на 500 листов, который позволяет печатать больше страниц без необходимости заправки бумаги. Также существует возможность установки аналогового факс-модуля для надежной и быстрой отправки и получения документов. Среди аксессуаров также стоит выделить сервер беспроводной печати HP Jetdirect ew2500 802.11b/g. Для защиты отправляемых на печать документов он использует протокол IPSec, стандарт 802.11x и несколько дополнительных средств шифрования. Помимо этого, для M525c можно приобрести специальный прочный корпус, который дает возможность размещать устройства таким образом, чтобы было максимально удобно получать к ним доступ при добавлении мест хранения для дополнительных бумаг и расходных материалов. HP M725z Многофункциональное устройство M725z позиционируется производителем как идеальный выбор для крупных рабочих групп, которым требуется высокопроизводительное, надежное устройство, печатающее на различных форматах бумаги (вплоть до A3), а также помогающее ускорить работу благодаря широким возможностям сканирования, удобному цветному сенсорному экрану и эффективным возможностям управления.В плане функциональности M725z во многом повторяет младшую модель HP M525c, однако и здесь есть свои отличия. Главным преимуществом данного МФУ считается возможность работы с бумагой абсолютно разных размеров, вплоть до А3. Объем лотка составляет внушительные 4600 листов. Также МФУ использует картриджи высокой емкости. Высокое качество печати обеспечивается благодаря печати практически от края до края. Как и в HP M525c, в этой модели присутствует встроенный степлер. Также M725z поддерживает печать с помощью смартфонов и планшетных компьютеров благодаря технологиям HP ePrint и Apple Airprint. Перед сканированием у пользователя есть возможность выбрать необходимый набор предустановленных настроек HP Quick Sets. Помимо всего прочего, поддерживаются функции автоматического удаления пустых страниц, предварительного просмотра и редактирования отсканированных документов. Имеется у M725z и встроенный факс.Что касается вопросов безопасности, то M725z «обучен» печати документов с помощью PIN-кода. Так же, как и у HP M525c, существует возможность добавления средств защиты через отсек для интеграции аппаратных средств — например, в МФУ можно установить устройство считывания идентификационных карт и бейджей. Интересной особенностью M725z является поддержка программного обеспечения HP Web Jetadmin, которое позволяет управлять печатающей техникой, объединенной в сеть.Также HP уделила внимание вопросу энергопотребления устройств. M725z поддерживает технологию энергосбережения HP Auto-On/Auto-Off. Для M725z также доступно множество аксессуаров. Это и устройства подачи бумаги HP LaserJet на 500 листов двух видов: со стойкой и шкафом и только со стойкой. Плюс доступна модификация устройства с увеличенным до 1500 листов объемом подачи. Также в M725z есть возможность установки входного лотка для бумаги повышенной емкости на 3500 листов, этот же лоток поставляется стандартно в модификации M725z+. HP M830z Многофункциональное устройство M830z идеально подходит для подключения пользователей и ускорения бизнес-процессов. Благодаря расширенным функциональным возможностям этого передового МФУ рабочие группы могут без задержки совместно использовать документы. Помимо этого, M830z обеспечивает удобную печать заданий большого объема с профессиональным конечным оформлением готовых документов на различных размерах бумаги вплоть до формата A3. Надежное сканирование документов обеспечивается технологией HP EveryPage, а сами отсканированные документы легко находятся благодаря встроенной программе оптического распознавания символов (OCR). Поддерживается мгновенная отправка документов в ПО Microsoft SharePoint. Удобство работы с M830z обеспечивается также тем, что для функционирования устройства необходим лишь один общий драйвер.В плане сканирования и обработки документов M830z несколько отличается от младших моделей. Автопадатчик сканера 800-й серии рассчитан на пачку документов в 200 листов. МФУ поддерживает двустороннее сканирование за один проход (форматы до А3), отправку факсов, быструю обработку документов непосредственно после их сканирования, а технология Instant-On максимально сокращает время ожидания печати первой страницы и обеспечивает высокую скорость печати. Стоит отметить, что M830z обладает средствами для сшивания, укладки и пробивания отверстий в документах, что еще больше облегчает дальнейшее оформление бумаг. Что касается печати, то M830z, как и модели M525c и M725z, поддерживает технологии HP ePrint и Apple Airprint, которые позволяют осуществлять беспроводную печать с помощью смартфонов и планшетных компьютеров. Помимо этого, МФУ работает с технологией NFC. Например, пользователь может открыть необходимый документ на своем мобильном устройстве, поднести устройство к МФУ — и этот документ тут же распечатается.Контроль за МФУ, объединенными в сеть, осуществляется с помощью инструмента HP Web Jetadmin. А защита устройств обеспечивается решением HP Imaging and Printing Security Center. Помимо стандартных средств защиты документов, таких как шифрование, в M830z дополнительная защита важных данных обеспечивается на уровне жесткого диска. В качестве дополнительных аксессуаров для M830z компания HP рекомендует приобрести степлер/стопоукладчик с 2/4-точечным дыроколом, брошюровщик/устройство конечной обработки, а также картриджи со скрепками для сшивателя/укладчика (5000 скрепок). Такой внушительный набор со скрепками позволяют пользователям не беспокоиться о частой необходимости вспоминать об их пополнении. Заключение После подробного изучения характеристик новой линейки многофункциональных устройств HP можно с уверенностью сказать, что они помогут оптимизировать процесс печати в крупных компаниях. Устройства получили множество интересных функций, таких как работа с «облаком» и беспроводная печать. Был максимально упрощен процесс сканирования документов, появилась функциональность сканеров, ранее доступная только на дорогих отдельных потоковых сканерах для документов. Скорость печати МФУ — увеличена. На первый взгляд, многие из изменений не кажутся существенными. Однако все они, без сомнения, будут очень полезны в работе любого офиса как с технической, так и с финансовой стороны.